Audit di Sistemi di Gestione

Linee guida - ISO 19011

Ma come è possibile valutare, in maniera obiettiva e imparziale, la validità si un Sistema di Gestione?

Basta fare un audit! 

Vuoi sapere come farlo e chi può condurlo? Ecco la risposta!

Audit

 

Un audit è una verifica ispettiva che ha come scopo quello di verificare la conformità ai dei precisi requisiti, che dovrà essere frutto di una cultura dell’organizzazione che garantisce sempre il raggiungimento dello stesso risultato.

La conformità dovrà essere dimostrata tramite evidenze oggettive che si raccoglieranno per mezzo di colloqui con il personale, analisi di documenti, osservazione di come vengono svolte le attività.

Le verifiche ispettive, dunque, sono un strumento per misurare il livello di implementazione di un Sistema di Gestione in un’Organizzazione.

Un audit di sistema valuta tutti gli elementi di un sistema di gestione della qualità in merito ad applicazione ed efficienza, tramite l’analisi della documentazione del sistema e ed evidenziando eventuali punti deboli.

L’Obiettivo è dare un giudizio indipendente ed imparziale sul Sistema di Gestione per la Qualità analizzato, dando spunti per provvedimenti correttivi/preventivi in merito ad eventuali carenze.

 

Tipologia

Esistono tre tipologie di verifiche ispettive interne:

  • Audit interni, o di “prima parte”: effettuati per il riesame da parte della Direzione e per altri fini interni, dall’Organizzazione stessa, o per suo conto
  • Audit esterni di “seconda parte” (fornitore/qualifica): effettuati da chi ha un interesse nell’Organizzazione, quali i Clienti, o da altre persone per conto degli stessi.
  • Audit esterni di “terza parte” (certificazione prodotto/processo/sistema): effettuati da Organismi indipendenti, quali autorità in ambito legislativo o quelli che rilasciano certificazioni di conformità ai requisiti delle norme (ad esempio, la ISO 9001 o la ISO 14001).

 

Linee guida (UNI EN ISO 19011)

Le linee guida per i sistemi di gestione sono riportate dalla ISO 19011. La norma fornisce linee guida su: programmi dell’attività di audit, gestione dei programmi di audit; svolgimento dell’audit del Sistema di Gestione per la Qualità e del Sistema di Gestione Ambientale; competenza degli auditor di tali sistemi di gestione.

 

 

Termini e definizioni

Un audit è, quindi, un “processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit (registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni, che sono pertinenti ai criteri dell’audit e verificabili) e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri di audit sono stati soddisfatti”.

I criteri di audit sono l’”insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati come riferimento, rispetto ai quali si confrontano le evidenze dell’audit”: sono utilizzati come riferimento rispetto al quale si confrontano le evidenze dell’audit.

Negli audit inerenti la UNI EN ISO 9001, ad esempio, i criteri sono: conformità alle attività attinenti la gestione per la Qualità, inclusi i requisiti dello standard di riferimento; conseguimento dei risultati pianificati (efficacia); verifica che il Sistemi di Gestione per la Qualità è mantenuto aggiornato.

 

Principi dell’attività di audit

La Norma definisce dei “principi” che sono prerequisiti per fornire conclusioni dell’audit pertinenti e sufficienti e per assicurare che auditor diversi, operando indipendentemente l’uno dall’altro, pervengano a conclusioni simili in circostanze simili (omogeneità). Esistono principi diversi riferiti all’auditor (la persona che conduce l’audit) e al processo di audit.

Auditor

I principi riferiti all’auditor sono:

  • Integrità: osservare e rispettare i requisiti legali; dimostrare la propria competenza lavorando senza pregiudizi; tenere conto di possibili conflitti di interessi
  • Imparzialità: riportare fedelmente e con precisione sia tanto le risultanze quanto eventuali discordanze con l’Organizzazione
  • Professionalità: applicare diligenza e giudizio nell’attività di audit, riflettendo in maniera veritiera le attività di audit tramite le risultanze
  • Riservatezza: agire con discrezione nell’utilizzo e nella protezione delle informazioni acquisite.

Processo di audit

I principi riferiti al processo di audit sono:

  • indipendenza: è la base per l’imparzialità dell’audit e l’obiettività delle sue conclusioni.
  • Approccio basato sull’evidenza: le evidenze dell’audit sono verificabili e si basano su campioni di informazioni disponibili.

Auditor

L’Auditor è la persona che conduce un audit, qualificata e competente.

La competenza è la capacità di applicare le conoscenze e le competenze generali e specifiche, ottenute mediante: istruzione, formazione, esperienza di lavoro e di audit.

Per mantenere la propria qualifica, l’Auditor deve mantenere sia uno sviluppo professionale continuo (migliorando le proprie conoscenze attraverso ulteriore esperienza di lavoro) che la propria capacità di condurre audit (partecipando regolarmente ad audit di sistema di gestione).

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