Informazioni documentate
Una definizione ricorrente all’interno della norma ISO 9001, molto importante per le Organizzazioni che vogliono implementare un Sistema di Gestione per la Qualità, è quella di “informazione documentata”: si tratta di dati significativi che devono essere tenuti sotto controllo e mantenuti da parte di un’Organizzazione, con attenzione anche al mezzo che li contiene.
Rispetto alle vecchie edizioni della norma, si è preferito indicare dare maggiore libertà alle Organizzazioni indicando quali sono le informazioni fondamentali e come gestirle:
- quando si parla di “mantenere informazioni documentate”, prima si utilizzava una specifica terminologia, come “documento” o “procedure documentate”, “manuale della qualità” o “piano della qualità”
- quando si parla di “conservare informazioni documentate”, prima si utilizzava il termine “registrazioni” per indicare documenti necessari a fornire evidenza della conformità a requisiti
Qual è la differenza tra “Mantenere” e “Conservare” un’informazione documentata?
Mantenere, vuol dire aggiornare i contenuti secondo necessità e volontà (ad esempio: politica della qualità, procedure, istruzioni di lavoro).
Conservare, vuol dire avere un riferimento immutabile di qualcosa che è avvenuto (ad esempio: rapporti di audit interni o riesame di direzione).
La richiesta, da parte della norma, di “mantenere” informazioni documentate non esclude la possibilità che l’organizzazione possa anche avere l’esigenza di “conservare” le medesime informazioni documentate (ad esempio, al fine di conservare la precedente versione di dette informazioni).
Le informazioni che l’organizzazione deve “mantenere” sono indicate ai seguenti punti:
- Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità (punto 4.3)
- Sistema di gestione per la qualità e relativi processi (4.4.2)
- Comunicare la politica per la qualità (5.2.2)
- Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento (6.2.1)
Le informazioni che l’organizzazione deve “conservare” sono indicate ai seguenti punti:
- Risorse per il monitoraggio e la misurazione -Generalità (7.1.5)
- Riferibilità alle misurazioni (7.1.5.2)
- Competenza (7.2)
- Pianificazione e controlli operativi (8.1)
- Riesame dei requisiti relativi ai prodotti e servizi (8.2.3)
- Input alla progettazione e sviluppo (8.3.3)
- Controlli della progettazione e sviluppo (8.3.4)
- Output della progettazione e sviluppo (8.3.5)
- Modifiche della progettazione e sviluppo (8.3.6)
- Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno – Generalità (8.4.1)
- Controllo della produzione e dell’erogazione dei servizi (8.51)
- Identificazione e rintracciabilità (8.5.2)
- Proprietà che appartengono ai clienti o ai fornitori esterni (8.5.3)
- Controllo delle modifiche (8.5.6)
- Rilascio di prodotti e servizi (8.6)
- Controllo degli output non conformi (8.7.2)
- Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione (9.1.1)
- Audit interno (9.2.2)
- Output del riesame di direzione (9.3.3)
- Non conformità e azioni correttive (10.2.2)
Quando, invece, si parla di semplici “Informazioni” non sussiste il requisito che tali informazioni siano documentate (ma l’organizzazione può decidere se sia o meno necessario o appropriato mantenere informazioni documentate).
Oltre a quelle espressamente richieste, l’Organizzazione è responsabile di determinare quali informazioni documentate siano necessarie per l’efficacia del proprio SGQ (come, ad esempio, una descrizione del Contesto).
L’estensione delle informazioni documentate varia in base a:
- La dimensione dell’Organizzazione e il suo tipo di attività, processi e servizi;
- La complessità dei processi e delle loro interazioni;
- La competenza delle persone
Il passaggio successivo è individuare le modalità di “creazione e aggiornamento”, quindi:
- Identificare e descrivere (ad esempio: titolo, data, autore)
- Formato e supporto (ad esempio: lingua e cartaceo/elettronico)
- Valutazione ed approvazione
Infine, l’Organizzazione deve assicurare il “controllo delle informazioni documentate” assicurando che siano rese disponibili ed adeguatamente protette.